Störungsmeldung der Kunden

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Also ein Webserver mit x PDF-Dateien und für jeden Anlagentyp ein QR-Code-Aufkleber.

Netter Versuch.

Aus der Praxis: selbst wenn die gedruckte Anleitung am Bedienteil unverlierbar angebracht ist, wird diese nicht konsultiert. Betreiber merkt nur "Problem" und dann setzt der Kopf komplett aus.

Der Betreiber bekommt grundsätzlich eine Einweisung, nur halt nicht z.B. alle 50 berechtigten Personen, sondern nur ein kleiner Teil. Die geben nur dass nötigste und meist falsch weiter. Selbst gehabt. Übergangsanlage Telenot Funk mit Schleuse für sechs Wochen, bestehende Anlage ebenfalls Telenot, aber ohne Funk und Schleuse.
Drei Leute eingewiesen, eine hat mitgeschrieben. Filialverantwortlicher war im Urlaub. Wurde dann von einer eingewiesenen Person informiert.
Sechs Wochen lang musste ich alle vier Personen jeden Tag unterstützen, den Transponder vors FBT250 zu halten.

Und für den durchschnittlichen Bediener gibt es keinen Unterschied zwischen Alarm und Störung. Da gibt es nur "geht nicht".
Und aus "geht nicht" wird "jetzt geh ich". Kommt dann teils erst Wochen später raus, dass seit Wochen irgend ein Alarm ansteht, nicht gelöscht wurde und die Schärfung verhindert. Drum gekümmert wird sich nicht. Trotz mehrerer nutzbarer Rufnummern und der korrekten Doku an der Anlage.

Nimm ein Ticketsystem mit Knowledgebase-Funktion und fertig. Ein sehr einfaches ist Hesk, gibt aber noch viele mehr. Hol dir nur die Einwilligung der Hersteller ein, wenn du Anleitungen (auch teilweise) veröffentlichen willst.
Aber wirklich genutzt wird es nicht werden. "Geht nicht" ist jetzt.